多すぎるメールを受け取るときのルールを決めている人は、果たしてどのくらいいるでしょうか。
私は決めています。会社で働いていたとき、私は一日あたり100～200通のメールを受信していました。私はそのうちのいくつかをじっくり読み、あとは流し見をして、それ以外は単純に削除するか、まとめてどこかに保存してしまっていました。
あなたは全てのメールを読んでいられますか？
時間は貴重です。
あなたには一日中メールを読むような時間はありません。会議もあるし、今日のタスクを終わらせなくてはならないし、家に帰らなくてはなりませんよね。
逆に自分がメールを書くときはどうですか？
同じく、一日中メールを書いている暇などありません。素早く自分の考えを書き、送信ボタンを押し、あとは先方がいつか反応してくれることを祈るのみです。
そのメールがごみ箱に直行することを防ぎ、読んでもらう機会を増やすために何ができるでしょうか。
さらに重要なことですが、どうやったら受け取った人にリアクションを取らせることができるでしょうか。
というわけで、以下に挙げるのは『効果的なメールを書く５つのルール』です。
１．誰に読ませるべきかを明確に
受け手が注意を払うような件名を付けること。あなたのメールの目的を明確に特定するようにします。
例：
【要返信】（9/30まで）XXXデザイン案
【確認】今日の午後ミーティング２．相手が知る必要があるものを書く
メッセージは常に短く、正確で、関連性を保つこと。
短く … メッセージは１ページ以内に。あなたはニューヨークタイムズの書評を書くわけではない。
正確に … 無駄な文章を書かない。時候の挨拶は不要。単刀直入にポイントを書く。
関連性 … 受け手が何を知り、何をするべきかが分かる内容のみ書く。全ての受信者が、そのプロジェクトの背景や利害関係、スポンサーやスケジュールの詳細を知る必要はない。３．相手にどうして欲しいかを書く
メールを読んだ後に、相手にどうして欲しいのかを、極力明確にするべき。
あなたの要求は３つの場所に入れます。・件名
・本文の出だし
・本文の末尾
また、その要求は、締め切りや期待などの情報も含んでなくてはなりません。４．他に誰が読む必要があるか考える
本当にそのメールを読む必要がある人だけをCCに加えること。
太陽の下で暮らす全ての人々をCCして、ジャンクメールの山を作る必要はありません。また、BCCは誰も得をしないので、決して使わないこと。本当に読ませたいなら、個別に転送しましょう。
５．次にすること
先方に本当にそのメッセージに答えて欲しいなら、電話をして確認すること。
大人しく机に座ってあなたのメールを待ちわびている人などいません。もし重要なメールなら、確実に電話をしたほうがいいでしょう。考えてみてください…
もし、あなたが1日に15分しかメール関連に割く時間がないとしたら？
あなたはどんなメールを開くでしょうか。自分のメールを読むでしょうか？
言語、文化が違うので、例文なんかはちょっとぴんと来ないんですが、このルールはおおむね日本でも当てはまると思います。いますね、ずっと「Re:Re:Re:Re・・・」で全く違う用件を送ってくる人、いまだにNo Subjectで送ってくる人、何でもかんでもCCする人。少なくとも自分はすっきりしたメールを書きたいものです。そのほうが相手もすっきりするし、何より自分のメールにちゃんとレスポンスをしてもらいやすくなるのですから。
でも、できるならばこうしたルールを、せめて自分の職場内、チーム内では統一させたいですね。自分一人だけ心がけても、周りがCCの山だったら結局埋もれてしまいます。
というわけで一つ付け足しましょう。
６．これらのルールをグループ内に広める
まあ、これが一番難しかったりもするわけですが。
（櫻木）
