皆さんは、一日にどのくらいのメールに対応しますか? ややもすると、一日中習慣のようにメールチェックをし、なんだかずっとメーラーを開いているだけで、ろくに仕事が進まないまま夕方になってしまった…。そんな経験がある人も多いのではないでしょうか。
そんな風にメールに振り回されず、効率的に対応しつつ、時間を有効に使うためには、こんな風にするといいそうです。
- ルール1.メールを受信する時間を決める。
- ルール2.受信したメールにはその場で対応する。
ルールの1。だらだらとメールチェックばかり繰り返していると、その都度メールを読んだり書いたりして時間が細切れになり、仕事の妨げになります。一日のうちで、メールチェックをする時間帯や回数を決めておいて、メーラーを開きっぱなしにしないようにします。
ルールの2。メールを読んだときに、「後で…」と思ってそのままにしておくと、うっかりそのまま対応が遅くなってしまったり、ひどい時には忘れたりしてしまいます。そうすると「ご連絡が遅くなりまして大変申し訳ございませんが…」等と不要なフレーズを沢山書かなくてはいけなくなり、無駄になります。返事を待っている相手の時間も無駄にします。
しかも、一回読んだメールでも、返信するときにはやっぱりもう一度読み返すことになります。すると同じメールを二度三度と読むことになり、これまた時間の無駄です。すぐに対応しないせいで、三重の無駄が発生します。
読んだメールは、その場でササッと対応しましょう。
さて、ここからが本題。今年の目標その2。
「レスポンスを早くしよう」
・コメントのレス
気がついてみれば、朱雀式にお寄せいただいたメール、コメントの返信が滞っております…。仕事のメールで3日も返事が来ないとかありえませんよね。1ヶ月もあいたら取り引きがなくなります。ところがそれを、僕は仕事よりも大事な自分のサイトの読者に対してしているという……。
「コメント歓迎」とか言いながら返信しないとかなめてんのかって感じですね。申し訳ない。今週中に、全てのメールとコメントにお返事をいたしまして、それ以降は基本的に即レスの人間になります。見る夢は全てオールカラーの桜木先生に信(手紙:中国ではこう書く)を! 桜木先生の似顔絵を送ろう!
・ブログの更新
最近更新の間隔があいてしまって、複数の人に「どうしたんですか?」と心配されてしまいました。ブログのレスポンスも早くします。ここでいうレスポンスは、単に更新頻度の話だけではなく、内容の話。
僕は「あ、これについて書きたいな」と思ったことについても、「しかしまずはじっくり調べて…」とか「素材を作成しなければいけない…」とか考えてしまうため、ネタの熟成以前に結局時期を逸してそのネタ自体がお蔵入りしてしまうという経験が結構あります。
これではいけない。というか面白くない。一つの話題や素材について、じっくり調べたり練ったりして書くのは、紙媒体の仕事ですよね。ブログの面白さとは、そのフットワークの軽さと、未完成のスキにあると思っているので、もっと不用意に書き散らしたい。かといってクオリティを下げるというわけではなく、ここぞというときにはしっかり調べた渾身のルポや歴史物語を書きますが、普段はもう少し日記的に素早く書いていきたいな、と思ったのでした。
(櫻木)